1.  PRÉAMBULE

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données. Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2.  OBJET

Cette Politique est propre à l’organisation de l’événement Convergences et des évènements qui y sont liés (ateliers, Forum, etc.) et ne concerne que les activités pour lesquelles l’Organisateur est Responsable de Traitement au sens du RGPD. Pour satisfaire au bon déroulement de l’évènement Convergences, le CRTL Occitanie est tenu de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux prospects et aux contacts. La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle le CRTL Occitanie est tenu en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations de ses prospects et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3.  PORTÉE

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux prospects et aux contacts qui s’inscrivent à l’évènement Convergences. Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le CRTL Occitanie ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par le CRTL Occitanie. Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le CRTL Occitanie et les prospects et contacts.

4.  PRINCIPES GÉNÉRAUX & COLLECTE DES DONNÉES

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du CRTL Occitanie concernant des données de prospects et de contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD. Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé ci-dessous le cas d’usage des données par le CRTL Occitanie :Manifestations physiques organisées par le CRTL Occitanie, auxquelles le CRTL Occitanie participe, ou qu’il sponsorise.

Les données sont collectées en amont de l’évènement lui-même, lors de l’inscription à l’évènement directement ou via un partenaire.

5.  TYPES DE DONNÉES COLLECTÉES

6.  ORIGINES DES DONNÉES

Les données relatives à nos prospects et contacts sont collectées de façon indirecte via la plateforme d’inscription à l’évènement Convergences.

7.  FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Le CRTL Occitanie traite vos données pour l’envoi d’informations relatives à l’organisation de l’événement. Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime du CRTL Occitanie de disposer de données concernant ses prospects et contacts.

8.  DESTINATAIRES DES DONNÉES – HABILITATION & TRAÇABILITÉ

Le CRTL Occitanie s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés. Destinataires internes

Destinataires externes

Les destinataires des données à caractère personnel des prospects et contacts au sein du CRTL Occitanie sont soumis à une obligation de confidentialité. Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel des prospects et contacts font l’objet d’une mesure de traçabilité. Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, le CRTL Occitanie n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9.  DURÉE DE CONSERVATION

La durée de conservation des données est définie par le CRTL Occitanie au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :Maximum 3 ans à compter de leur collecte par le CRTL Occitanie ou du dernier contact émanant du prospect / du contact, lequel se matérialise par le dernier clic réalisé par lui ou par l’ouverture d’un courrier électronique adressé par le CRTL Occitanie.

10. DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS

Les prospects et contacts disposent d’un droit de demander au CRTL Occitanie la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les prospects et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

Les prospects et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du CRTL Occitanie. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, le CRTL Occitanie pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les prospects et contacts. Si les prospects et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. Les prospects et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. MISE À JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

Le CRTL Occitanie satisfait aux demandes de mise à jour :

12. DROIT À L’EFFACEMENT

Le droit à l’effacement des prospects et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. En dehors de cette situation, les prospects et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les prospects et contacts sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une personne autre que vous.

13. DROIT À LA LIMITATION

Les prospects et contacts sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le CRTL Occitanie est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

16. DROIT POST MORTEM

Les prospects et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique par courrier postal à l’adresse suivante : CRTL OCCITANIE - 64, rue Alcyone - CS 79507 - 34960 Montpellier Cedex 2 accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé ou à l’adresse rgpd@crtoccitanie.fr

17. CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES

Les prospects et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le CRTL Occitanie explique aux prospects et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

18. DROIT D’USAGE

Le CRTL Occitanie se voit conférer par les prospects et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus. Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du CRTL Occitanie, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive du CRTL Occitanie (analyse d’usage, statistiques, etc.).

19. SOUS-TRAITANCE

Le CRTL Occitanie informe ses prospects et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel. Dans ce cas, le CRTL Occitanie s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. Le CRTL Occitanie s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’à lui-même. De plus, le CRTL Occitanie se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. SÉCURITÉ

Il appartient au CRTL Occitanie de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

21. VIOLATION DES DONNÉES

En cas de violation de données à caractère personnel, le CRTL Occitanie s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les prospects et contacts et que les données n’ont pas été protégées, le CRTL Occitanie :

22. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES / RÉFÉRENT RGPD

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, le CRTL Occitanie saisira préalablement le délégué à la protection des données. Si les prospects et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise. En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les prospects et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

23. REGISTRE DES TRAITEMENTS

Le CRTL Occitanie, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées. Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le CRTL Occitanie en tant que responsable du traitement. Le CRTL Occitanie s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

24. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

Les prospects et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si ces derniers estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :CNIL – Service des plaintes 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22

25. ÉVOLUTION

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages. Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des prospects et contacts par tout moyen défini par le CRTL Occitanie, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

26. POUR PLUS D'INFORMATIONS

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil : www.cnil.fr